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    关于建设“智慧后勤”理论与实践的初探

    来源:温州市机关事务管理局发布日期:2018-06-06 浏览次数:

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    新常态下机关事务工作要有新发展,转型升级是必由之路。充分利用“互联网+”技术,建设“智慧后勤”是机关事务工作转型升级的重要抓手和有效路径。本文从浙江省温州市机关事务管理局以建设全国一流机关后勤为目标,在建设“智慧后勤”中的实践与理论研究出发,回答“智慧后勤”是什么、为什么建、怎样建、建设成什么样及有什么启示等问题,以期为后来者提供“智慧后勤”建设可复制、可应用、可推广的模板,给机关事务管理部门的改革发展带来一些启发和促进。

    一、为什么建设“智慧后勤”

    根据我们工作实践的感悟,“智慧后勤”是指运用互联网、物联网、云计算、大数据等信息技术,促进机关事务工作在服务、管理和保障中的精细化、动态化、透明化,追求以人为本的核心理念,构建为机关干部职工和人民群众智慧式的服务、管理、保障体系,打造方便、高效、精准的机关事务管理新模式。“智慧后勤”的实质就是为服务对象提供更加方便、快捷和实惠的体验服务。

    机关事务工作是党政机关高效运转的保障,增强后勤保障能力、提升后勤服务水平是我们的使命与职责所在。但我们现在主要还是依靠人力依赖型、资源消耗型的传统后勤服务方法,“智慧后勤”建设则是顺理成章、顺势而为的选择。

    (一)建设“智慧后勤”是后勤工作适应信息化时代新形势的需要。当今,信息化成为第四次技术革命,我们已经步入互联网、大数据时代,信息是提升社会治理、政府管理、公共服务水平的新保障。“集约、节约”是历史要求,“省时、省钱、省力”是众望所归。在信息化条件下的机关事务管理工作,要求我们从一元化管理向多元化管理转变,从封闭性管理向开放性管理转变,从单向管理向双向的互动转变。可以说,建设“智慧后勤”是顺应潮流的必然选择,是打造后勤服务品牌的必然要求,是实现新型后勤服务运营模式的必然结果。

    (二)建设“智慧后勤”是更加高效履行机关事务职能的需要。传统后勤工作管理范围广、系统复杂、难度大、数据多,存在信息沟通不畅、精准服务不够、监督管理不强、平台互动不足的问题,亟需通过信息化、智能化的手段改善和提高服务人性化、管理精细化、保障高效化的水平。“智慧后勤”建设将改变传统后勤工作中的问题,加快实现机关事务管理工作从具体服务到统筹管理,从分散管理到集中统一,从依靠命令到依法依规的顺利转型,更加高效地履行好我们的职能。

    (三)建设“智慧后勤”是锻炼队伍提高干部职工素质的需要。建设“智慧后勤”将倒逼机关事务管理系统干部职工学习先进的技术和理念,树立工作创新意识和变革意识,快速成为“懂后勤”、“ 懂信息化”的复合型人才,有效的提高机关事务干部队伍的整体素质,提升机关事务工作的软实力。

    二、建设什么样的“智慧后勤”

    “智慧后勤”作为机关事务工作的“新生事物”,将为服务、管理、保障注入“智慧元素”,我们的规划设想是围绕后勤工作建设全范围、全覆盖、全过程的智慧服务体系、智慧管理系统、智慧保障系统。可以概括为“一平台、两系统、三终端”。

    (一)一平台核心管理。一个平台指的是智慧后勤联动平台。在建设完成硬件基础设施基础上,根据“融合、开放、精简”核心理念,充分考虑各个子系统的信息共享要求,形成智慧后勤联动平台,这是整个智慧后勤项目的核心部分,也是所有子系统的“心脏”。通过该平台,对各子系统进行结构化和标准化设计,整合成一个有机的整体,实现各种应用的统一管理和数据的顺畅交互和流转。

    (二)两系统交叉互动。两个系统分别是服务保障系统和管理应用系统。服务保障系统包括无线WiFi网络系统、智慧安防系统、快递管理系统、智慧会议系统、智慧餐厅系统、智慧物业系统等,主要是应用于直接面对干部职工的设施设备。管理应用系统包括智能“一卡通”系统、房产信息管理系统、能源管理系统、智慧BA系统、多屏信息发布系统、公车管理系统等,主要是提升机关事务管理保障水平的应用平台。两个系统相互交叉应用,实现软硬件设施的功能升级。

    (三)三终端宣传展示。三个终端包括局门户网站、手机终端APP、“智慧后勤”展示中心。局门户网站将是 “智慧后勤”在互联网的全方面展示,成为集宣传平台、学习交流平台、政务公开平台和政务监督平台为一体的“网上管理局”。手机APP包括“智慧后勤”的全部应用,实现移动互联网上“指尖上的管理”。“ 智慧后勤”展示中心以固定的场地,专门对“智慧后勤”的各个系统进行介绍和展示,进一步对“智慧后勤”进行推广和应用。

    三、怎样建设“智慧后勤”

    ?“智慧后勤”建设经过两年的实践,我们坚持以“规划先行、示范引领、边建边用、宣传推广”方法与步骤组织实施,积极抓好各种问题的协调解决和各项工作的处理落实,切实推进“智慧后勤”项目的落地建设,主要做法是:

    (一)规划先行。2014年底,我们赴杭州、宁波、深圳等地开展专题学习调研后,首次提出依托现有温州市行政中心,建设“智慧大院”的设想。经多次学习讨论,确定要在全市范围内建设“智慧后勤” 来提升机关事务工作,并与中兴公司、IBM公司、北航温州研究院、银江股份有限公司、华信设计公司等进行多次对接沟通,委托编制规划方案。于2015年8 月完成温州市“智慧后勤”总体规划设计方案编制,向发改部门申报了项目立项。确定了 “智慧后勤”建设三年行动计划:即2015年为启动年,2016年为建设年,2017年为推进年。

    (二)示范引领。按规划的要求,工作的目标是打造全省领先、全国一流、独具特色的“智慧后勤”。把市行政中心建成“智慧大院”作为“智慧后勤”的核心内容和标志项目。推进过程中,首先建设“智慧大院”十大项目为示范典型,这十大项目分别是手机端APP建设、智能一卡通系统建设、智慧安防、智慧BA系统、视频会议互联互通工程、智慧物业系统、房产信息管理平台、智慧能源管理系统、智能餐厅管理系统、多媒体发布系统。

    (三)边建边用。我们坚持成熟一个投人使用一个的理念,稳步推进“智慧后勤”各个项目建设。截止今年10月份,已建成智能一卡通系统、无线WiFi网络系统、智能“E箱柜”快递管理系统、视频会议互联互通系统、太阳能发电能耗监测系统、阳光餐厅视频系统以及房产信息图文化管理平台、“智慧消防”建设、新版门户网站建设、手机APP、办公OA等项目,并广泛应用在机关干部的工作和生活中,有力促进后勤服务更加便捷,管理方式更加科学,工作效率更加高效,初步显现“智慧后勤”建设成效。

    (四)宣传推广。建设“智慧后勤”的目的是为了提供更加方便、快捷和实惠的贴心服务。所以,每当我们完成一个“智慧后勤”的项目,就第一时间推送给机关人员使用,采用制作宣传材料和人工现场演示等方式,广泛地在各种场合、各类宣传媒介上介绍系统建设成果和应用,并在行政中心建设一个专门的展示中心,以实时展示系统、播放宣传片等方式展现最新工作成果。同时,还专门向全市机关事务管理系统宣传、展示,积极开展各项目在各县(市、区)和全市机关部门的应用,推进各县(市、区) “智慧后勤”项目的精准对接,实现“智慧后勒”建设的互联互通,形成全市“智慧后勤”体系建设,进一步推动系统建设。